VESTHIMMERLAND: Byggesagsbehandling måles alt overvejende i sagsbehandlingstider samt i antal af nye byggeansøgninger

Som følge af blandt andet ændret Bygningsreglement, SKAT’s geokodningsprojekt samt borgeres indberetninger, så er arbejdsopgaverne betydeligt mere omfattende og komplekse. Vesthimmerlands Kommunens Teknik- og Miljøudvalg fik i sidste uge en orientering om dette.

Særligt i 2021 har Vesthimmerlands Kommunes afdeling for byggesagsbehandling været udfordret grundet stor personaleomsætning, ny ledelse og i perioder af året også stigende antal modtagne ansøgninger.

Antallet af modtagne ansøgninger steg markant i januar i forhold til tidligere år og fastholdte en moderat stigning i 1. kvartal. I 2. kvartal faldt antallet af ansøgninger til gengæld i forhold til 2020.

Samlet er antallet af indkomne ansøgninger således at opgøre: 2019: 477 ansøgninger og 110 forespørgselssager – i alt 587 forhold,  2020: 558 ansøgninger og 184 forespørgselssager -  ialt 742 forhold, 2021: 522 ansøgninger og 264 forespørgselssager – i alt 786 forhold

Ændringen af Bygningsreglementet har medført, at der ikke kun sker en sagsbehandling ved indsendelse af ansøgningen, men at der også er et betydeligt arbejde ved afslutning af sagen.

Lang sagsbehandling med tjek af dokumenter
Ved ansøgning skal der ske en sagsbehandling af om projektet er i konflikt til anden lovgivning (op mod godt 20 andre lovgivninger), om ansøgningen indeholder de rette ansøgningsmaterialer, om projektet holder sig indenfor byggeretten, etc. Meget af sagsbehandlingstiden handler om at tjekke om sagen indeholder de rette dokumentationer og især at bede om de mangler som måtte være. En meget stor del af byggeansøgningerne ønsker forskellige dispensationer - enten i forhold til Bygningsreglementet eller især lokalplansforholdene. Denne del af sagsbehandlingen er ofte ganske tidskrævende og udgør dermed en ganske væsentlig del af opgaveløsningen.

Beboere anmelder hinanden
Bygningsmyndigheden oplever i stigende grad en afledt effekt i disse dispensationsdrøftelser. Når en ansøger bliver begrænset i sin ansøgning, så anmelder denne øvrige beboere i området, som menes at måtte have bygget på den måde som ansøger ikke får lov til. Dermed opleves det, at når sagsbehandlingen giver afslag på hele eller dele af ansøgningen, så genererer dette multipli af sager som Bygningsmyndigheden er nødsaget til at undersøge og i givet fald rejse en lovliggørelsessag på. Hertil medgår der et ganske omfattende tidsforbrug.

Lovliggørelsessager er tidskrævende
Lovliggørelsessager får ofte et helt uoverstigeligt tidsforbrug. Det gør de fordi ejer i udgangspunktet ikke har et stærkt incitament til at søge forholdet lovliggjort og det kræver stor forberedelsestid af sagsbehandleren. Denne er via luftfotos eller andet nødt til at kunne fastslå et omtrentligt årstal for fx ulovlig opførsel af en bygningsdel og skal tilbage i dagældende bygningsreglementer for at kunne forholde byggeriet de dagældende retslige krav.

Bygningsmyndigheden modtager lovliggørelsessager via ovenfor beskrevne proces eller ved konkrete henvendelser fra interessenter eller ved ejendomshandler eller gennem SKATs geokodning af samtlige ejendomme i Danmark.

Geokodningsprojeket har været i gang i nogle år nu og er en fundamental del af at forberede samfundet på et nyt ejendomsvurderingssystem. Dette kommer til at basere sig på BBR data, hvorfor geokodningen har til formål at sikre korrekte registreringer i BBR. Som konsekvens deraf opdages hidtil uregistrerede bygninger eller bygningsdele, hvilke kun kan lovliggøres gennem en byggesagsbehandling.

P.t. 595 lovliggørelsessager
Hverken Vesthimmerlands Kommune eller øvrige kommuner, som der er kendskab til, har gennem årene haft ressourcer til at løfte lovliggørelsessagerne, hvorfor disse kun i meget begrænset omfang er søgt løsning af. Status i Vesthimmerlands Kommune er, at der pt. findes 595 antal ventende/verserende lovliggørelsessager. Disse har forventeligt meget forskellig karakter, hvorfor en andel vil være enkel at behandle, imens andre vil være virkelig vanskelige.

Foruden alle de konkrete sager til sagsbehandling, så har byggesagsbehandleren en vejledningsforpligtelse. Derfor anvendes der løbende ganske mange timer på at vejlede telefonisk eller via konkret forhåndsdialog til såvel borgere, virksomheder, internt ejendomscenter og sundhedsforvaltningen ved ombygningssager for handicappede i eget hjem.

Forespørgsler om byggemuligheder
Skriftligt modtages mange forespørgsler om byggemuligheder. Disse oprettes som sager, idet det er væsentligt at kunne behandle dem i overensstemmelse med svar på forespørgsel, dersom disse senere bliver til en konkret ansøgning. Som en uheldig virkning af stigende sagsbehandlingstid og tendensen til at ville bygge anderledes end rammerne siger, så opleves det, at forespørgsler er kraftigt stigende og til dels fremsendes parallelt med en byggeansøgning.

2.045 igangværende sager
Summes dette op så betyder det, at bygningsmyndigheden pt samlet håndterer 2.045 igangværende sager plus alt det dialogiske arbejde og alt det undersøgende arbejde i forbindelse med henvendelser eller anmeldelser samt det løse.

Sagsbehandlingstiderne er i fokus, og det har været en fælles politisk og administrativ prioritering at nedbringe disse gennem 2021. Tallene taler desværre et andet sprog, og sagsbehandlingstiderne ser således ud:

Gennemsnit af alle sager: 2019: 57,72 dage, 2020: 26,74 dage, 2021: 54,60 dage

Den stigende rutine og erfaring blandt byggesagsbehandlerne vil over tid give stigende kapacitet og dermed mulighed for at reducere sagsbehandlingstiderne, men dette er meget afhængig af, hvorledes ressourcetrækket er på øvrige opgaver. Her tænkes især på afslutning af sager og den stigende tendens til, at naboer anmelder hinandens bygningsforhold.

e-max.it: your social media marketing partner