Af: Bestyrelsen for Hvalpsund Borgerforening

Hvalpsund Borgerforening byder velkommen til årets byfest i Hvalpsund, som meget vel kan være den sidste i denne omgang i Borgerforeningens regi. 

Det at arrangere en byfest hviler på forholdsvis få frivillige, som bruger masser af timer på at arrangere, planlægge, stille telt op, lægge gulv, køre borde, stole og service ind osv. osv. Derudover skal der søges diverse tilladelser mindst et halvt år i forvejen for at være sikker på at få lov at afholde arrangementet.

Det skal ikke være nogen hemmelighed at vi er kørt godt og grundigt træt i det bureaukrati, som der efterhånden er omkring at arrangere en byfest, eller enhver anden begivenhed for den sags skyld, som har til formål at give folk en oplevelse, reklamere for vores smukke by og natur, men også at samle penge sammen til et godt formål. I vores tilfælde går et eventuel overskud ene og alene til at udvide legepladsen på havnen med trampoliner, parkurbane, klatretårn og forskellige nye legeredskaber.

Først for 14 dage siden kom den sidste tilladelse endelig i hus, og det praktiske arbejde med at arrangere en byfest kunne intensiveres.  Vi startede i foråret med at ansøge Nordjyllands Beredskab om tilladelse til at opsætte telt, hvilket kræver en teltcertificering som vi naturligvis har fået et eksternt firma til at foretage. Pris kr. 8.000,-  Så skulle der tegnes en målfast tegning over arealet hvor teltet skulle stå, og der skulle laves en målfast tegning over hvor bordene og stolene i teltet skulle stå, hvor baren og nødudgangene var. Det hyrede vi en teknisk tegner til at lave, da det at lave en målfast tegning kræver et avanceret tegneprogram. Tegningen blev i første omgang afvist, da vi manglede de korrekte symboler for nødudgang og pulverslukkere. Det fik vi dog på plads, men nu viste det sig at der var kommet nye regler, og vi skulle bruge trykvandslukkere i stedet for pulverslukkere. Dem fik vi naturligvis indkøbt til den nette sum af 5000,- kr. Tegningen blev tilrettet med de rigtige symboler, og vi fik en tilladelse. Så gik vi i gang med at ansøge om tilladelse til at benytte kommunens areal til at afholde byfesten i uge 28. Vi indsendte beredskabets tilladelse, situationsplan og naturligvis datoerne for arrangementet. Vi fik en besked retur at ansøgningen ikke ville blive behandlet før der forelå en skilteplan hvor vi beskrev hvilke skilte der ville blive benyttet på havneområdet. Det undrede os lidt, da kommunen selv sætter skiltningen op, men her reddede kommunens skiltemand os, og lavede en plan over de skilte han ville benytte til afspærringen. Så var der ligesom gang i processen igen. Nu manglede der så en tilladelse fra Vesthimmerlands Vand om at få lov at aflede spildevandet fra toiletvognen ned i kloakdækslet på havnepladsen. Ansøgningen kunne desværre ikke behandles før den forelå. Vesthimmerlands Vand handlede hurtigt, og vi fik en tilladelse i løbet af få dage. Så burde alt være på plads, men nu havde vi så ”glemt” at ansøge om tilladelse til at afholde Hvalpsund Løbet, hvilket vi aldrig har søgt kommunen om før. Vi havde derimod ansøgt Nordjyllands Politi, og fået deres tilladelse til afviklingen af løbet. Her skulle vi altså ansøge 2 steder, men det var heller intet problem, vi havde jo ligesom kortet over ruten, og beskrivelsen af løbet, så det blev fremsendt. Nu var alle formaliteter på plads, og vi fik fremsendt en byggetilladelse fra vejmyndigheden.  Senere kom endnu en mail fra VHK hvor de kunne oplyse at vores ansøgning havde været til udtalelse hos Region Nordjylland, da arealet vi anvender, tidligere har været benyttet som tjæreplads. Regionen havde besluttet at arealet kunne benyttes, og de havde orienteret Vesthimmerlands kommune, Arbejdstilsynet, Embedslægeinstitutionen Nordjylland, Danmarks Naturfredningsforening og Region Nordjylland. Her var det lige før vi blev helt flove over hvilket apparat vi havde sat i gang, blot for at afholde en byfest i lille Hvalpsund.  
 

Da ovenstående ”detaljer” var på plads, kunne vi gå i gang med at lave en byggeansøgning på teltet. Nu venter vi så på at og Beredskabet kommer og godkender bordopstillingen og teltets placering. Der er modtaget tjekskemaer, som skal udfyldes for hver dag byfesten kører.   

Udover de allerede skitserede tilladelser har vi naturligvis også ansøgt SKAT om momsfritagelse, således et eventuelt overskud kan gå ubeskåret til en udvidelse af legepladsen på havnen. Vi har ansøgt Nordjyllands politi om spiritusbevilling, tilladelse til afholdelse af løb og optog.  

Det praktiske arbejde med at arrangere byfesten blev påbegyndt allerede i vinters, hvor der blev bestilt musik, kontrollører, kølevogn, øl og vand, madvarer, osv. Der blev lavet mandskabsplan og fundet frivillige som hele arrangementet i høj grad er afhængig af. 

De seneste uger er der opstillet telt, kørt borde og stole og gulv ned, stillet scene og bar op, målt op til kræmmermarkedet, og arrangeret familieaften, løb osv. Det involverer masser af frivillig arbejdskraft, og vi har bl.a. haft stor hjælp af Produktionsskolen Kongshøjgaard, men i og med den lukker, forsvinder der også meget frivillig arbejdskraft fra byen til næste år.   

Vi har et håb om at få involveret flere i arbejdet til næste år, og lidt mindre bureaukrati fra det offentliges side, og ikke mindst en stor lokal opbakning til byfesten, så håber og tror vi på, at det vil være arbejdet værd, så vi kan fastholde den årlige tradition med en byfest i uge 28 i Hvalpsund.  

Vi ønsker alle en god byfest.

 

e-max.it: your social media marketing partner